※ この記事は、New Outlook for Windows: a guide for Executive Assistants and Delegates – part 3 の抄訳です。最新の情報はリンク先をご確認ください。
このブログでは、役員秘書や代理人が新しい Outlook for Windows (以下、新しい Outlook) でメールボックスの管理をより適切に実施するために役立つメールの Tips をいくつか紹介します。
1. 役員秘書や代理人向けのメール フィルターとルール
新しい Outlook では、「カレンダーの招待がある」のメール フィルターを使用して、会議招集のメールを簡単に見つけることができます。
また、役員のアカウントに向けて「他のユーザーのために受信したメール」ルールを設定し、自動的に別のフォルダーに移動して好きなように分類することもできます。
2. メールをドラッグ アンド ドロップしてタスクを作成します
メールを [タスクとして追加] にドラッグしてタスクに変換することで、簡単にタスクを把握できます。
3.すばやくアクセスできるようにメールをピン留めします
受信トレイの上部にメールをピン留めして表示できるようになったため、そのメールを遡って検索する手間を省くことができます。メールのピン アイコンにカーソルを合わせるか、または右クリックして [ピン留め] を選択します。
4. メールの送信時間を設定する
昨今のハイブリッド ワークの世界では、自分の昼が他人の夜になる可能性があり、他人の真夜中の時間にメールを送りたくない場合もあります。新しい Outlook では、自分の思い通りのタイミングで簡単にメールを送信できます。[送信] の横にあるドロップダウンの矢印を選択し、[スケジュール送信] を選択するだけです。
5.メールをスヌーズする
非常に重要なメールであっても、いまはまだ対応が必要ではないことがあります。スヌーズ機能を使用すると、必要な時間にメールが再表示されるように設定することができるため、適切なタイミングでメールに対応できます。任意のメッセージを右クリックして [スヌーズ] を選択するか、リボンから [スヌーズ] を選択します。次に、再表示する時間を選択します。
フィードバックを共有する
新しい Outlook を試してフィードバックを共有することをお勧めします。[ヘルプ]-[フィードバック] から新しい Outlook のエクスペリエンスに関するフィードバックを送信できます。コメントを追加する際は、”I am an EA (Executive Assistant)” または “I am a delegate” と記載してください。
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