※ この記事は、Auto-Archiving for Exchange Online の抄訳です。最新の情報はリンク先をご確認ください。この記事は Microsoft 365 Copilot および GitHub Copilot を使用して抄訳版の作成が行われています。
2025 年 10 月 8 日更新: お客様のご意見を受け、リリース計画を見直しています。今後、当記事およびリリース計画は随時更新いたしますので、続報をお待ちください。
概要：Exchange Online の自動アーカイブ機能は、2025 年 10 月にパブリック クラウドで展開を開始し、11 月から政府機関向けクラウドでも順次展開されます。Exchange Online ユーザーでアーカイブが有効になっている場合、メールボックスの使用率が容量の 90% に近づくと、プライマリ メールボックスから最も古いアイテムが自動的にアーカイブへ移動し、メール送受信の停止などの業務影響を未然に防ぎます。アーカイブが必要な理由
ユーザーが Exchange Online のプライマリ メールボックスをアーカイブする理由は、ストレージ容量の上限に達するのを防ぎ、メールを途切れることなく利用でき、古いメッセージを参照用に保持しながら受信トレイをクリーンで整理された状態に保つためです。アーカイブは規制や法的な保持要件へのコンプライアンスもサポートし、Outlook のアーカイブ ビューを通じて過去のデータにシームレスにアクセスできるようにします。
時間ベースのアーカイブのみの課題
ユーザーが “2 年後にアーカイブに移動” のような MRM ポリシーを設定していても、メールボックスの容量不足に直面することがあります。これは、特に大きな添付ファイル、自動通知、AI 生成コンテンツ (Copilot が生成した会議メモ、自動/システム生成レポートなど) によって、受信データ量が想定を上回ることが多いためです。ユーザーはアーカイブがメールボックスのサイズをプロアクティブに管理してくれると考えがちですが、実際には一定期間が経過しないとアーカイブは動作しません。そのため、データが急速に蓄積してしまう可能性があります。結果として、時間ベースのアーカイブが動作する前にメールボックスが満杯になり、メール送受信が停止するなど、業務の継続性や効率性に影響します。
アーカイブの再定義: 時間ベースに加え、閾値ベースのアーカイブを導入
お客様から、既存の保持設定を補完するプロアクティブで自動的な容量管理が必要だという要望をいただきました。これに応えて、アーカイブ ポリシーの設定ミスやメールボックスが予想より早く満杯になり、メール フローが中断するのを防ぐための更新プログラムを展開します。この設計変更により、メールボックスの使用率が 90% を超えると、システムは最も古いアイテムをアーカイブ メールボックスへ移動し始めます。使用率が 90% 未満になるまで、IPM フォルダー (ユーザーが表示可能な領域) および回復可能なアイテム フォルダーの両方からアイテムが移動されます (アーカイブ メールボックスがプロビジョニングされており、十分な空き容量がある場合)。
時間ベースのアーカイブでは、最も古いメールから順にアーカイブへ移動し、プライマリ メールボックスの使用率が安全な閾値まで下がるようにします。この閾値ベースのアーカイブにより、メールの送受信ができなくなるなどの機能停止が発生する前に、使用率を 90% 未満に戻すことができ、組織全体でリアルタイムにメールボックスの健全性を維持できます。
注意: この機能は「自動アーカイブ (Auto Archiving)」と呼ばれ、「自動拡張アーカイブ (Auto expanding Archive)」とは異なります。
仕組み
管理フォルダー アシスタントは、プライマリ メールボックスのサイズを継続的に監視します。使用率が現在のクォータの 90% を超え、かつアーカイブ メールボックスがプロビジョニングされていて空き容量がある場合、管理フォルダー アシスタントは自動的に最も古いアイテムから順にアーカイブへ移動し、使用率が閾値を下回るまで処理を続けます。同様の仕組みは、回復可能なアイテム フォルダー (“Dumpster”) にも適用されます。特定のメールボックスで管理フォルダー アシスタントが動作する SLA (サービス レベル目標) は 7 日です。
注意: IPM フォルダー内の最も古いアイテムは、受信日時に基づいて判定されます。
提供開始時期
一般提供開始: WW クラウドでは 2025 年 10 月 15 日 より順次展開予定です。
よくある質問 (FAQ)
Q: 自動アーカイブはいつ実行されますか？
A: ユーザーのプライマリ メールボックスの使用率が 90% を超え、アーカイブ メールボックスがすでにプロビジョニングされていて、アーカイブ先に十分な空き容量がある場合に自動アーカイブが実行されます。
Q: 現在のアーカイブ ポリシーはどうなりますか？
A: 現在のアーカイブ ポリシーの動作に変更はありません。自動アーカイブは、プライマリ メールボックスの使用率が 90% を超えた場合にのみ、メール フローの中断を防ぐためのフェイルセーフとして動作します。自動アーカイブが実行されると、一時的に既存のアーカイブ ポリシーより優先され、最も古いアイテムから順にバッチでアーカイブへ移動し、使用率が閾値を下回るまで処理を続けます。
Q: “アーカイブに移動しない” タグが付いたアイテムやフォルダーがあります。自動アーカイブが実行された場合、これらのアイテムはどうなりますか？
A: “アーカイブに移動しない” タグは引き続き有効です。そのため、閾値ベースの自動アーカイブが実行されても、”アーカイブに移動しない” タグが付いたアイテムやフォルダーはアーカイブ対象から除外されます。
Q: 自動アーカイブでサポートされる ItemClass はどれですか？
A: “IPM.Appointment”、”IPM.AppointmentSeries”、”IPM.Task”、”IPM.Contact”、”IPM.DistList”、”IPM.File”、”IPM.File.Document” を除き、すべての ItemClass が自動アーカイブでサポートされています。
Q: メールボックスのユーザーは、何かが変更されたことに気づきますか？
A: メールボックスの使用率が 90% に達すると、最も古いアイテムがフォルダー構造を保ったまま “オンライン アーカイブ” ツリーに自動的に移動します。メールは引き続き検索・閲覧が可能です。
Q: この機能によってアーカイブ メールボックスが自動的にプロビジョニングされますか？
A: いいえ。自動アーカイブは、ユーザーのアーカイブ メールボックスがすでにプロビジョニングされている場合のみ実行されます。
Q: ユーザーのメイン アーカイブが満杯で、自動拡張アーカイブが有効になっていません。この機能でアーカイブの自動拡張も有効になりますか？
A: いいえ。この機能では、アーカイブの自動拡張は有効になりません。メイン アーカイブが満杯の場合、アイテムはアーカイブ メールボックスに移動されません。その結果、メールボックスが満杯になり、メール フローが中断される可能性があります。このような事態を避けるため、事前に自動拡張を有効にしておくことをお勧めします。
Q: アーカイブ メールボックスはアカウントに対してプロビジョニングされていますが、既定のアーカイブ ポリシーは有効になっていません。メールボックスの使用率が 90% を超えた場合、プライマリ メールボックスがストレージ制限に達しないように、メールは自動的にアーカイブされますか？
A: はい。この機能により、アーカイブ メールボックスがすでに有効化されていれば、プライマリ メールボックスのストレージ管理のためにアーカイブ ポリシーを別途設定する必要はありません。
Q: この機能によって削除ポリシーや保持ポリシーは変更されますか？
A: いいえ。この機能は削除の動作を変更しません。プライマリ メールボックスの容量制限によるロックアウトを防ぐために、アイテムをアーカイブに移動するだけです。
Q: メールボックスに保持ホールドが設定されています。自動アーカイブは実行されますか？
A: はい。メールボックスが容量の上限に達し、メール フローが停止するのを防ぐため、保持ホールドが設定されていてタグ ベースのアーカイブが一時停止されている場合でも、自動アーカイブは実行されます。ただし、”アーカイブに移動しない” タグが付与されたアイテムは引き続き除外されます。なお、この機能はアイテムをアーカイブに移動するだけで、データの削除は行われず、コンプライアンスも維持されます。
Q: 特定の重要な情報がアーカイブされないようにするにはどうすればよいですか？
A: 重要な情報をアーカイブ対象から除外したい場合は、”アーカイブに移動しない” タグを設定することを推奨します。
Q: 自動的にメールボックスの容量を管理する自動アーカイブの詳細を確認することはできますか？
A: はい。透明性と監査のために詳細な診断情報が公開されており、Exchange Online に接続した PowerShell から対象ユーザーの情報を取得できます。
1 | Export-MailboxDiagnosticLogs -Identity $user -ComponentName MRM |
サンプル ログ:
1 | <Date>; method: PublishDiagnosticsLog; ... Auto- Archiving completed for mailbox: <MbxGuid>. Items archived till date: <Date>. Total items archived: <ItemCount>, Total bytes archived: <Size>. Auto-Archiving was triggered to move <xyz GB> of data because mailbox utilization crossed 90%. |
Q: 自動アーカイブをメールボックス単位やテナント単位で無効化することはできますか？
A: 閾値ベースの自動アーカイブは、メール フローの中断を防ぐためのフェイルセーフ機能であり、無効化することはできません。この機能は、メールボックスの使用率が 90%（クリティカル）を超え、かつアーカイブが有効化されている場合のみ発動します。